Instroom nieuwe cliënten
'
Rollen:
- De secretarieel medewerker
Rollen:
2.1. Vaststellen van alle zorgvragen.
- De secretarieel medewerker
- De manager
Rollen:
- De cliënt neemt een definitief besluit tot plaatsing.
- De administratief medewerker :
De dienstverlening die de client krijgt na plaatsing, sluit aan bij de vastgestelde zorgvraag en
- De manager
Rollen: '
Procedure Instroom (nieuwe) cliënten
Toepassingsgebied:
Medewerkers van Hestia vanaf de aanmelding van een cliënt tot en met de start van de zorg.
Doel: Cliënten met een (nieuwe) vraag naar dienstverlening van Hestia krijgen binnen de gestelde termijn een passend en samenhangend aanbod, rekening houdend met de zorgvraag, het zorgaanbod en de indicatie. De cliënt wordt op een adequate wijze voorzien van informatie over het zorgaanbod en over het traject tussen zorgvraag en zorgrealisatie.
Procesbeschrijving Instroom (nieuwe) cliënten.
Doelstelling:Cliënten met een (nieuwe) vraag naar dienstverlening van Hestia krijgen binnen de gestelde termijn een passend en samenhangend aanbod, rekening houdend met de zorgvraag, het zorgaanbod en de indicatie. De cliënt wordt op een adequate wijze voorzien van informatie over het zorgaanbod en over het traject tussen zorgvraag en zorgrealisatie.
Beleid:
Cliëntvolgend werken:
•Cliënten hebben 1 consulent, ongeacht de vraag die hij/zij heeft. Deze consulent is in principe verbonden aan de divisie waar de cliënt de dienstverlening krijgt,
•Verlaat een cliënt de organisatie, en keert op een later tijdstip terug bij Amerpoort, dan vindt opnieuw toewijzing van een consulent plaats.
Divisievolgend werken:
• Per divisie is een consulent toegewezen, met als doel onderdeel uit te maken van het team van managers en gedragsdeskundigen van die divisie. Met een vaste frequentie voert de consulent overleg met de divisiedirecteur en operationeel managers.
• De divisieconsulent bewaakt de termijn van verlopen van indicaties van de cliënten, waarvoor zij divisieconsulent is.
• De divisieconsulent heeft een adviserende functie voor het management van de divisie.
Kritische succesfactoren:
•De geleverde zorg komt overeen met de zorgafspraak en de indicatie
•Er is tevredenheid over het traject bij de interne en externe klant
•Benutten van de plaatsingscapaciteit van Hestia en daarmee realiseren van geplande productie versus realiseren van nieuwe zorgvragen/aanmeldingen.
Kritische Prestatie Indicatoren:
•Iedere cliënt heeft voor aanvang van de dienstverlening een bij de zorgvraag passende, geldige indicatie
•Er vind een evaluatiegesprek plaats 3 maanden na plaatsing, dit wordt door de consulent vastgelegd in het Plancare dossier.
•Er is management rapportage van productie versus de registratie van cliënten die op de wacht,- belangstellingslijst staan.
Stappen in het proces van Instroom zijn:
1.Aanmelden (nieuwe) cliënten.
2.Onderzoeken.
3.Plaatsen.
4.Starten Zorg
1.Aanmelden (nieuwe) cliënten.
Inleiding.
Aanmeldingen van cliënten komen centraal bij Zorgbemiddeling binnen.
Er zijn drie mogelijkheden voor een eerste contact met de cliënt en/of vertegenwoordiger:
1.door de cliënt zelf/of uit naam van derden; deze kunnen via de cliënten en/of verwijzende instellingen per post mail, fax of telefonisch ontvangen worden,
2.toewijzing vanuit het zorgkantoor (via AZR). Aanmeldingen worden gelezen en beoordeeld door één van de consulenten,
3.een verzoek voor kortdurende crisis/noodopvang van een externe cliënt.
Vervolgstappen:
• beoordelen of het om een reguliere aanmelding of een verzoek voor kortdurende crisis/noodopvang gaat
•ontvangen en vastleggen van de aanmelding
• registreren van de eerste cliëntgegevens,
•beoordelen of de aanmelding (of: zorgvraag) tot de mogelijkheden van Hestia behoort,
•toewijzen van de aanmelding aan een van de (divisie-)consulenten
•de aanmelding wordt in behandeling genomen.
Beleid:
Iedere aanmelding wordt behandeld, en dus geregistreerd.
Conform HKZ, AO-IC en Treeknormen worden nieuwe aanmeldingen in behandeling
genomen. Nieuwe cliënten cq de aanmelder worden geïnformeerd over het aanmeldtraject
en de wijze waarop en wanneer zij worden geïnformeerd over hun aanmelding.
Hestia voorziet in crisis/noodopvang (zie procedure nood,- crisisplaatsen).
Stappen in het proces van Aanmelden (nieuwe) cliënten zijn:
1.1. Ontvangen en vastleggen van de aanmelding
1.2. Registreren Cliëntgegevens
1.3. Toewijzen aanmelding “ Consulent eerste beoordeling aanmelding”
1.4. Beoordelen aanmelding
1.4.1. Toewijzen van de aanmelding
1.4.2. Afwijzen van de aanmelding
1.5. Eerste contact consulent en client en/of vertegenwoordiger.
1.1.Ontvangen en vastleggen van de aanmelding
Taken aanmelden door de cliënt zelf/of uit naam van derden:
-De secretarieel medewerker :
• informeert geïnteresseerde potentiële cliënten en/of vertegenwoordigers over de
wijze van aanmelding, en de gegevens die daarvoor verstrekt moeten worden
• ontvangt alle aanmeldingen, ook verzoeken voor crisis/noodopvang,
• ontvangt alle aanmeldingen, ook verzoeken voor crisis/noodopvang,
•beoordeelt op het moment van binnenkomst van een aanmelding direct of het om een
reguliere aanmelding of een verzoek voor kortdurende crisis/noodopvang gaat
•registreert deze aanmeldingen met datum aanmelding
•registreert deze aanmeldingen met datum aanmelding
-De consulent die door de secretarieel medewerker wordt geïnformeerd over een
binnengekomen verzoek om crisis/noodopvang handelt direct volgend op het contact met de
secretarieel medewerker conform de “ Procesbeschrijving Nood/crisisplaatsen volwassenen
en kinderen voor externe cliënten”.
Taken aanmelden via AZR:
-De administratief medewerker
• ontvangt de aanmeldingen via AZR,
• informeert de “ Consulent eerste beoordeling aanmelding” en de secretarieel
medewerker over de aanmelding.
De secretarieel medewerker registreert de aanmelding via AZR met datum aanmelding.
Rollen:
Uitvoerende: secretarieel medewerker, administratief medewerker
Verantwoordelijke: Manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: Client en/of vertegenwoordiger, consulent, Consulent eerste beoordeling
aanmelding
Frequentie:
Dagelijks controleren en registreren van aanmeldingen via post, telefoon, fax.
Doorloopsnelheid:
2 werkdagen
1.2. Registreren Cliëntgegevens
Taken:
De secretarieel medewerker opent voor een nieuwe aanmelding een PCD, en registreert
daarin de volgende gegevens:
•Cliëntgegevens (kaart Stamgegevens in PCD)
•Contactgegevens (kaart Plaatsingstraject in PCD)
•Aanwezigheid geldige indicatie
•Datum binnenkomst Zorgvraag (kaart Plaatsingstraject in PCD) = aanmelding
Rollen:
Uitvoerende: secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: geen
Frequentie:
Dagelijks controleren of er een aanmelding is via post, telefoon, fax of AZR (doorgegeven via
de administratief medewerker).
Doorloopsnelheid:
op de dag van aanmelding vindt registratie plaats, bij aanmelding na 12.00 uur vindt
registratie maximaal eerstvolgende werkdag voor 10.00 uur plaats.
1.3.Toewijzen aanmelding “ Consulent eerste beoordeling aanmelding”
Taken:
De secretarieel medewerker wijst de aanmelding toe aan de “Consulent eerste beoordeling
aanmelding” door vastlegging in PCD in de map “Caseload nog toe te wijzen”
Rollen:
Uitvoerende: secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: “ Consulent eerste beoordeling aanmelding”
Frequentie:
Dagelijks
Doorloopsnelheid:
2 werkdagen
1.4. Beoordelen aanmelding
Taken:
-De “Consulent eerste beoordeling aanmelding” beoordeelt of de aanmelding in behandeling
kan worden genomen en waar.
Deze consulent beoordeelt dit aan de hand van de volgende aspecten:
• stemt de cliënt aantoonbaar in met de aanmelding (conform AO-IC en HKZ),
• Legt vast wat de wettelijke status van de cliënt is.
• is het dossier van de cliënt bij aanmelding compleet; zijn er voldoende gegevens
beschikbaar om een goed beeld te krijgen van de zorgvraag. Dit wordt beoordeeld
aan de hand van een checklist,
• is er, gezien de zorgvraag, een passende indicatie,
Indien de gegevens niet compleet zijn verstuurd de secretarieel medewerker een
(standaard-) brief, met het verzoek tot aanvulling van de gegevens.
• kan de zorgvraag in behandeling worden genomen. Vastgesteld wordt om welk type
zorgvraag het gaat, of deze vraag tot de mogelijkheden van de dienstverlening van
Hestia behoord, en welke divisie dit kan verzorgen,
- De consulent kan zich laten adviseren door een gedragskundige.
Frequentie:
Dagelijks controleert de ”Consulent eerste beoordeling aanmelding” of er nieuwe
aanmeldingen zijn.
Doorloopsnelheid:
De tweede dag na datum aanmelding is het oordeel van de “ consulent eerste beoordeling
aanmelding“ vastgesteld inclusief de toewijzing aan divisieconsulent ingeval de aanmelding
compleet is.
1.4.1. Toewijzen van de aanmelding.
Taken:
-De ”Consulent eerste beoordeling aanmelding”
•wijst de aanmelding aan een van de (divisie-)consulenten toe, en registreert dit in
PCD. Dit is die divisieconsulent waar dit type zorgvraag verzorgd kan worden, of de
schaduwconsulent van deze divisieconsulent.
•informeert de secretarieel medewerker over de toewijzing van de aanmelding aan
een van de consulenten.
-De manager Z&Z stelt de caseload per consulent vast. Deze caseload is voor de ”Consulent
eerste beoordeling aanmelding” de richtlijn waarmee bepaald wordt aan wie een nieuwe
aanmelding kan worden toegewezen; aan de divisieconsulent of de schaduwconsulent.
-De secretarieel medewerker stuurt (binnen 1 werkdag na de melding van de ”Consulent
eerste beoordeling aanmelding”) een (standaard-) brief naar de client en/of
vertegenwoordiger met
•een bevestiging van ontvangst van de aanmelding
•informeert de aanmelder over de toewijzing aan de consulent,
•de toezegging dat deze consulent binnen 5 werkdagen na datum van verzending van
de brief met de aanmelder contact opneemt.
•bij langdurige afwezigheid van deze consulent (dit is: langer dan deze 5 werkdagen)
neemt de schaduwconsulent dit over. De secretarieel medewerker informeert dan de
schaduwconsulent over de toewijzing.
-De secretarieel medewerker registreert de aanmelding met aanmelddatum op de
belangstellingslijst (realisering in een termijn langer dan 6 weken) of wachtlijst (realisering
binnen een termijn van 6 weken) (zie:proces wacht,- belangstellingslijst)
Doorloopsnelheid:
-2 werkdagen na aanmelding is de cliënt toegewezen aan één van de divisieconsulenten
-een (standaard) brief naar de cliënt en/of vertegenwoordiger ter bevestiging van ontvangst
van de aanmelding en de toewijzing van een consulent gestuurd.
1.4.2. Afwijzen van de aanmelding
Taken:
-De “consulent eerste beoordeling aanmelding”
•informeert de aanmelder als de conclusie is dat de zorgvraag niet in behandeling kan
worden genomen omdat deze vraag niet tot de mogelijkheden van de dienstverlening
van Hestia behoort.
• Verzoekt de secretarieel medewerker de ontvangst van de aanmelding en de
afwijzing schriftelijk met een (standaard)brief te bevestigen.
• Verwijst naar mogelijkheden bij andere organisaties
- De secretarieel medewerker
•bevestigt de ontvangst van de aanmelding en de afwijzing met een (standaard) brief
•registreert de afwijzing, met de reden van afwijzing.
Rollen:
Uitvoerende:”Consulent eerste beoordeling aanmelding”, secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: gedragskundige
Informerende: cliënt en/of vertegenwoordiger
Doorloopsnelheid:
2 werkdagen.
1.5. Eerste contact consulent en cliënt en/of vertegenwoordiger.
Taken
De consulent
•neemt contact op met de cliënt en/of vertegenwoordiger, en legt de eerste contact
datum met de cliënt (binnen 5 werkdagen na datum aanmelding) vast in PCD (kaart
Plaatsingstraject),
•maakt tijdens het eerste contact afspraken met de cliënt en/of de vertegenwoordiger
over de wijze waarop de aanmelding wordt behandeld,
•informeert cliënt en/of vertegenwoordiger over de zorg die geleverd mag worden, en
informeert dat dit wordt vastgelegd in het DVO en Persoonlijk Plan,
•verzoekt de secretarieel medewerker een (standaard-)brief naar de client en/of
vertegenwoordiger te sturen als het na meerdere pogingen niet blijkt te lukken de
cliënt en/of vertegenwoordiger te bereiken.
De secretarieel medewerker stuurt de cliënt en/of vertegenwoordiger een (standaard-)brief
als het na meerdere pogingen niet blijkt te lukken de cliënt en/of vertegenwoordiger te
bereiken.
Rollen:
Uitvoerende: divisieconsulent en/of schaduwconsulent, secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: Manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: client en/of vertegenwoordiger
Doorloopsnelheid:
Binnen 5 dagen na aanmelding
2. Onderzoeken.
Inleiding:
Er vindt onderzoek plaats naar de gehele zorgvraag van de cliënt, om een goede match te
kunnen maken tussen zorgvraag en zorgaanbod.
Hiervoor wordt:
•een inventarisatie gemaakt van alle zorgvragen die de cliënt heeft: om welke
producten het gaat, en welke daarvan bij Hestia afgenomen kunnen worden
dan wel elders. De vastgestelde zorgvraag/zorgvragen worden vastgelegd in een
intake dossier en wordt bij plaatsing overgedragen aan de begeleider-C. Deze
input wordt gebruikt voor het Persoonlijk Plan dat binnen 6 weken na plaatsing
gereed moet zijn (zie primair proces). Ook is deze input de grondslag voor de
evaluatie die 3 maanden na start zorg plaatsvindt, om te beoordelen of de match
vraag en aanbod succesvol is. Deze evaluatie wordt vastgelegd in PCD, zodat dat
de Begeleider C hier vervolgens gebruik van kan maken.
• Er wordt een onderscheid gemaakt wat betreft urgentie: is de zorg vereist binnen
6 weken of kan realisatie na 6 weken plaats vinden. Is de zorg binnen 6 weken
vereist dan wordt de cliënt op de wachtlijst geplaatst. In het andere geval wordt de
cliënt op de belangstellingslijst geplaatst (zie proces wacht,- belangstellingslijst).
• vastgesteld of er een passende indicatie is gezien de complete zorgvraag
• vastgesteld van welke financieringsvorm hier sprake is: PGB, Zorg In Natura of
Hoofd/Onderaannemerschap
• een inventarisatie gemaakt van de aanvullende diensten die de cliënt wil afnemen
b.v. waskosten, stichting Cliënt gelden, huur, etc.
• vastgesteld wat de rechtspositie in van de cliënt.
• alle uit bovenstaande voortkomende (voorlopige) conclusies vastgelegd in PCD.
Met de cliënt wordt overeenstemming bereiken over de omvang en prioritering van de
zorgvraag, en daarmee een realistische verwachting bereikt. Realistisch is in deze ook het
accepteren van second best oplossingen indien blijkt dat de meest maximale wens (aanbod
dat het best aansluit op de zorgvraag) (nog) niet gerealiseerd kan worden.
Beleid:
Hestia zet zich in voor het optimaal realiseren van zorgvragen binnen haar
mogelijkheden, verricht inspanningen haar aanbod bij te stellen op de ontwikkeling van
cliëntvragen, en vraagt de cliënt/aanmelder tegelijkertijd mee te denken in de meest
maximaal haalbare oplossing.
Waar nodig wordt de procedure voor onderzoeken van de zorgvraag gedifferentieerd naar de
diverse cliëntgroepen die Hestia kent.
Stappen in het proces van Onderzoeken zijn:
2.1. Vaststellen van alle zorgvragen.
2.2. Matchen van alle zorgvragen met producten van Hestia.
2.3. Matchen vastgestelde zorgvragen met indicatie.
2.4. Vaststellen van de financieringsvorm.
2.5. Matchen zorgvragen en open plaatsen Hestia.
2.1. Vaststellen van alle zorgvragen.
Taken:
De divisieconsulent:
-raadpleegt de cliënt en/of vertegenwoordiger om alle zorgvragen die de cliënt heeft ( te
onderscheiden naar direct, noodzakelijk dan wel langere termijn of minder prioriteit) vast te
stellen,
-beoordeelt of advies van een gedragskundige gewenst is voor de vaststelling van de
zorgvragen. De inzet van gedragsdeskundigen wordt per divisie bepaald.
-stelt met de cliënt de zorgvragen vast, en daarmee de producten die de cliënt wenst af te
nemen van Hestia,
-stuurt pro actief op meerdere functies die afgegeven zijn binnen de indicatie zodat de hele
indicatie benut wordt.
-legt de vastgestelde zorgvragen vast in PCD.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, gedragskundige
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: zonodig gedragskundige
Informerende: cliënt en/of vertegenwoordiger
Doorloopsnelheid:
Intramuraal is maximaal 4 weken na datum aanmelding met de cliënt vastgesteld wat de alle
zorgvragen zijn.
Extramuraal is maximaal 2 weken na datum aanmelding met de cliënt vastgesteld wat de alle
zorgvragen zijn.
2.2. Matchen van alle zorgvragen met producten van Hestia.
Taken:
- De divisieconsulent
•stelt vast welke producten Hestia biedt voor het realiseren van de
vastgestelde zorgvragen van de cliënt; waar kan de zorgvraag/zorgvragen
gerealiseerd worden,
• bespreekt met de managers binnen de divisie de zorgvragen van de cliënt.
• beoordeelt of advies van een gedragskundige gewenst is om te onderzoeken
waar de zorgvragen gerealiseerd kunnen worden. Raadpleegt zo nodig een
gedragskundige,
• informeert de cliënt over de producten, en waar deze geboden worden. De cliënt
kan zich nu oriënteren op locaties waar de producten geboden worden,
• stelt met de cliënt vast welke producten de cliënt wenst af te nemen, en waar, en
legt dit vast in PCD,
• informeert de cliënt als is vast gesteld dat Hestia (op dit moment) geen
producten heeft waarmee de zorgvraag gerealiseerd kan worden. In dat geval
wordt de aanmelding afgewezen, en de cliënt geadviseerd waar het gewenste
product wel geboden wordt,
• stelt met de client en/of vertegenwoordiger vast of plaatsing op de
belangstellingslijst gewenst is als Hestia in staat is binnen afzienbare tijd het
product wel te bieden,
• informeert de secretarieel medewerker over de afwijzing en de reden van de
afwijzing,
• informeert secretarieel medewerker over plaatsing op de belangstellingslijst.
- De secretarieel medewerker
•registreert de afwijzing, met reden,
•bevestigt de afwijzing met reden met een (standaard-) brief naar de cliënt en/of
vertegenwoordiger,
•Plaatst de cliënt op de belangstellingslijst als dat is vastgesteld.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: zonodig gedragskundige
Informerende: cliënt en/of vertegenwoordiger, manager
Doorloopsnelheid:
-bij een vraag voor intramurale dienstverlening: maximaal 4 weken na datum aanmelding is
vastgesteld welke producten de cliënt wenst af te nemen, en waar dit gerealiseerd kan
worden, en is de cliënt en/of vertegenwoordiger hierover geïnformeerd
-Bij een vraag voor extramurale dienstverlening: maximaal 2 weken na datum aanmelding is
vastgesteld welke producten de cliënt wenst af te nemen, en waar dit gerealiseerd kan
worden, en is de cliënt en/of vertegenwoordiger hierover geïnformeerd.
2.3. Matchen alle zorgvragen met indicatie.
Taak:
De divisieconsulent beoordeelt of de nu vastgestelde zorgvragen nog passen bij de
indicatie. Als dit niet het geval is verzoekt de consulent de cliënt/aanmelder een passende
indicatie aan te vragen.
Stuurt pro actief op meerdere functies die afgegeven zijn binnen de indicatie zodat de hele
indicatie benut wordt.
Rollen:
Uitvoerende: consulent
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerend: cliënt en/of vertegenwoordiger
Doorloopsnelheid:
-bij een vraag voor intramurale dienstverlening: maximaal 4 weken na datum aanmelding is
vastgesteld of de indicatiepassend is, en is de cliënt en/of vertegenwoordiger hierover
geïnformeerd
-bij een vraag voor extramurale dienstverlening: maximaal 2 weken na datum aanmelding is
vastgesteld of de indicatie passend is, en is de cliënt en/of vertegenwoordiger hierover
geïnformeerd
2.4. Vaststellen van de financieringsvorm.
Taak:
De consulent
•stelt vast om welke financieringsvorm het gaat:
-Zorg in Natura
-PGB
-Onderaannemerschap/Hoofdaannemerschap
•legt dit vast in PCD,
•toetst of de financieringsvorm past bij het aanbod van Hestia dat aansluit op
de vraag van de cliënt,
•als de financieringsvorm niet aansluit wordt dit voorgelegd aan de cliënt, met het
voorstel te onderzoeken of de financieringsvorm kan worden gewijzigd, of de
vraag cq het aanbod.
• Informeert de managers binnen de divisie
Rollen:
Uitvoerende: divisieconsulent
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: manager
Doorloopsnelheid:
-bij een vraag voor intramurale dienstverlening: maximaal 4 weken na datum aanmelding is
vastgesteld om welke financieringsvorm het gaat,
-bij een vraag voor extramurale dienstverlening: maximaal 2 weken na datum aanmelding is
vastgesteld om welke financieringsvorm het gaat
2.5. Matchen zorgvragen en open plaatsen Hestia.
Taken:
De divisieconsulent
• stelt vast of de zorgvraag direct gerealiseerd kan worden omdat er capaciteit
(open plaatsen) vrij is cq gemaakt kan worden voor realisering van de zorgvraag.
Als er meerdere zorgvragen zijn (die op verschillende locaties afgenomen gaan
worden), is de intentie het gehele aanbod zoveel mogelijk passend en in
samenhang te leveren,
• ingeval van beperkte beschikbaarheid van capaciteit (in bijzonder voor wonen en
dagbesteding) is de primaire zorgvraag leidend, en de consulent stelt dan vast of
er de andere zorgvraag/zorgvragen een zgn. “ second best” oplossing
beschikbaar is.
• Bespreekt de match met de manager(s) binnen de divisie waar de open plaatsen
zich bevinden.
• kan besluiten zich te laten adviseren door een gedragskundige om vast te stellen
of een zorgvraag matched met een open plaats
• stelt, indien er niet binnen 6 weken capaciteit voor plaatsing beschikbaar is, met
client en/of vertegenwoordiger vast of plaatsing op de belangstellingslijst wenselijk
is
• indien de client en/of vertegenwoordiger in stemt met het plaatsen op de
belangstellingslijst, informeert de consulent de secretarieel medewerker
• onderzoekt, als er niet direct capaciteit beschikbaar is, met de cliënt en/of
vertegenwoordiger of overbruggingszorg een alternatief is.
De secretarieel medewerker
• bevestigd met een (standaard-)brief de plaatsing op de belangstellingslijst
• registreert de client met het gewenste product/-en op de belangstellingslijst.
Rollen:
Uitvoerende: consulent
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: gedragsdeskundige
Informerende: client en/of vertegenwoordiger, manager
Doorloopsnelheid:
-bij een vraag voor intramurale dienstverlening: maximaal 4 weken na datum aanmelding is
vastgesteld of er een open plaats (of plaatsen bij meerdere vragen) is die matched met de
vastgestelde gehele zorgvraag,
-bij een vraag voor extramurale dienstverlening: maximaal 2 weken na datum aanmelding is
vastgesteld of er een open plaats (of plaatsen bij meerdere vragen) is die matched met de
vastgestelde gehele zorgvraag.
3. Plaatsen.
Inleiding:
De zorgvraag is vastgesteld, er is een match mogelijk tussen zorgvraag, aanbod en open
plaats. Dit wordt als voorstel voorgelegd aan een manager en de cliënt en/of
vertegenwoordiger voor realisatie.
Beleid:
De manager stelt de samenstelling van de producten die hij biedt af op de vragen die
(nieuwe) cliënten stellen.
De manager realiseert de afgesproken productie.
Aanmeldingen worden zo spoedig mogelijk gerealiseerd, Hestia vraagt van alle
betrokkenen een actieve, creatieve houding om mogelijkheden voor (second best)
oplossingen te onderzoeken en realiseren zodat een vraag van een cliënt kan worden
ingevuld.
Stappen in het proces van Plaatsen zijn:
3.1. Voordragen aan de manager.
3.2. Voorleggen van voorstel tot plaatsing aan cliënt en/of vertegenwoordiger
3.3. Besluiten tot plaatsing.
3.4. Registreren PCD en AZR .
3.1. Voordragen aan de manager.
Taken:
-De consulent
•draagt het voorstel tot plaatsing voor aan de manager die het product/de
producten biedt,
•levert het dossier aan bij de manager,
•registreert het besluit van de manager,
•informeert de directeur van de divisie en de manager Z&Z als een manager 3x
een voorstel tot plaatsing afwijst,
- De manager
•beoordeelt het voorstel,
•laat zich zonodig adviseren door de gedragsdeskundige en/of een begeleider
C/ambulant medewerker/gezinscoach
•neemt een besluit over mogelijkheid van een match,
•informeert de consulent over het besluit
Rollen:
Uitvoerende: consulent en manager locatie/
Verantwoordelijke: manager Z&Z (voor voordracht) en manager locatie (voor besluitvorming)
Adviserende: gedragsdeskundige, begeleider C ,ambulant medewerker,
gezinscoach
Informerende: divisie directeur, manager Z&Z, consulent
Doorloopsnelheid:
Binnen 2 weken is een voorstel van de consulent door de manager beoordeeld en van
besluit voorzien.
3.2. Voorleggen van voorstel tot plaatsing aan cliënt en/of vertegenwoordiger.
Taken:
-De consulent
•doet een voorstel van een open plaats naar de cliënt en/of vertegenwoordiger,
•stelt vast of de client en/of vertegenwoordiger instemt met het voorstel, en legt dit
vast in PCD,
•informeert de manager over het besluit van de cliënt en/of vertegenwoordiger van
het voorstel,
•overlegt met de cliënt en/of vertegenwoordiger als de cliënt en/of
vertegenwoordiger tot 3 maal toe een voorstel weigert of plaatsing op de
belangstellingslijst zinvol is,
•verzoekt de secretarieel medewerker te registreren als de cliënt en/of de
vertegenwoordiger de aanmelding in trekt.
- De secretarieel medewerker registreert de ingetrokken aanmelding met reden.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, secretarieel medewerker
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: client en/of vertegenwoordiger, manager locatie
Doorloopsnelheid:
Binnen 5 werkdagen heeft de cliënt een besluit genomen over het voorstel tot plaatsing.
Frequentie:
Maximaal 3 voorstellen van een open plaats bij een vastgestelde vraag van een cliënt.
3.3. Besluiten tot plaatsing.
Taken:
-De manager
•maakt een afspraak voor een plaatsingsgesprek met de cliënt. In dit gesprek
wordt de cliënt geïnformeerd over de zorg die geleverd mag en gaat worden,
• neemt een definitief besluit tot plaatsing
• informeert zijn medewerkers, o.a. de gedragskundige.
- De cliënt neemt een definitief besluit tot plaatsing.
-De consulent
•informeert de cliënt over het besluit tot plaatsing,
•verzoekt de secretarieel medewerker dit met een (standaard-) brief te bevestigen
-De secretarieel medewerker stuurt de client en/of vertegenwoordiger een (standaard-)brief
ter bevestiging van de plaatsing.
Rollen:
Uitvoerende: manager locatie, consulent, cliënt/vertegenwoordiger
Verantwoordelijke: manager Z&Z, manager locatie
Adviserende: geen
Informerende: cliënt, medewerkers en gedragskundige
Doorloopsnelheid:
Binnen 3 werkdagen volgend op het bericht van de manager dat plaatsing gerealiseerd
wordt, worden de cliënt en de medewerkers geïnformeerd over het besluit. Het
plaatsingsgesprek vindt binnen 2 weken daaropvolgend plaats.
3.4. Registreren PCD en AZR
Taken:
-De consulent
•informeert de administratief medewerker en de plaatsende manager schriftelijk
over de financieringsvorm van de dienstverlening van de cliënt,
•informeert als er sprake is van PGB of Hoofd- of Onderaannemerschap de
medewerker Hoofd- en Onderaannemerschap/PGB,
•verzoekt de medewerker cliëntenadministratie in PCD de productieregistratie aan
te maken,
•verzoekt de administratief medewerker de DVO op te stellen, en de datum afloop
indicatie vast te leggen in PCD,
•verzoekt de administratief medewerker in AZR de Melding Aanvang Zorg (MAZ)
vast te leggen,
•informeert de “St. Cliënt Gelden Support” dat de cliënt hier gebruik van wil
maken.
- De medewerker cliëntenadministratie maakt in PCD de productieregistratie aan.
- De administratief medewerker :
•stelt na afstemming met de plaatsende manager de DVO op,
•verstuurt met de DVO ook de “Toestemmingsverklaring melding huisarts” en “
Toestemming Beeldrecht”
•legt in AZR de Melding Aanvang Zorg (MAZ) vast,
•legt de financieringsvorm vast in Plan Care.
-“St. Cliënt gelden Support” neemt contact op met de client en/of vertegenwoordiger om
afspraken over de support te maken.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, administratief medewerker, medewerker Hoofd- en
Onderaannemerschap/PGB, medewerker cliëntenadministratie, “St. Cliënt gelden Support”
Verantwoordelijke: Manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: plaatsende manager.
Doorloopsnelheid:
Binnen 3 werkdagen volgend op het bericht van de manager dat plaatsing gerealiseerd
wordt, informeert de consulent de betreffende medewerkers.
4.Starten Zorg
Inleiding:
Nadat het besluit tot plaatsen is genomen, wordt het clientdosssier overgedragen aan de
manager. De manager maakt afspraken over de datum waarop de zorg start.
De consulent sluit het directe contact met de client en/of vertegenwoordiger af, draagt tot slot
nog zorg voor de evaluatie van de plaatsing.
De dienstverlening die de client krijgt na plaatsing, sluit aan bij de vastgestelde zorgvraag en
de afspraken die daarover zijn gemaakt. Door een evaluatie na 3 maanden wordt getoetst of
de client tevreden is over de plaatsing.
Beleid:
De vastgestelde zorgvraag bij plaatsing is input voor het eerste Persoonlijk Plan dat met de
client wordt opgesteld. Daarmee wordt geborgd dat vastgestelde de zorgvraag samenhangt
met de dienstverlening die geboden wordt.
Stappen in het proces van Starten Zorg zijn:
4.1. Overdragen manager.
4.2.Opstellen Persoonlijk Plan.
4.3. Evalueren van het instroomtraject.
4.1. Overdragen manager.
Taken:
-De consulent:
• verzorgt de overdracht aan de manager van de informatie die ten grondslag ligt
aan de vastgestelde zorgvraag,
• zorgt er voor dat deze input in Plan Care beschikbaar is voor de Begeleider C.
- De manager
• draagt zorg voor het aansluiten van de te realiseren dienstverlening bij de
vastgestelde zorgvraag,
• informeert de cliënt wanneer over de datum start zorg,
• informeert de begeleider C die het Persoonlijk Plan voor de cliënt gaat opstellen
(binnen 6 weken na plaatsing) over het dossier van de consulent, voor eerste
input voor het Persoonlijk Plan.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, manager locatie, begeleider C
Verantwoordelijke: manager Z&Z, manager locatie
Adviserende: geen
Informerende: geen
Doorlooptijd:
Binnen 5 werkdagen volgend op het bericht van de manager dat de plaatsing gerealiseerd
wordt, draagt de consulent de informatie over aan de manager, inclusief het beschikbaar
stellen van de input in Plan Care.
4.2.Opstellen Persoonlijk Plan.
Taak:
6 weken na plaatsing opstellen Persoonlijk Plan; zie Primair Proces
4.3. Evalueren van het instroomtraject.
Taken:
-De consulent:
• legt de datum voor evaluatie vast in PCD,
• evalueert het instroomtraject met de manager en de cliënt en/of
vertegenwoordiger,
• evalueert met geplaatste en met niet-geplaatste cliënten en/of vertegenwoordiger,
• evalueert om vast te stellen of de plaatsing een goede match is met de zorgvraag van de cliënt,
o het traject naar tevredenheid is verlopen, en waar verbetering wenselijk is,
o de bereikbaarheid van de consulent goed was,
o de informatie die verstrekt is juist en volledig was,
o de doorlooptijd volgens de verwachtingen en normen is geweest.
• legt de evaluatiegegevens vast in PCD,
• stelt vast of er, als uit de evaluatie blijkt dat er geen goede match is gemaakt, kan
worden vastgesteld dat er een vraag naar doorstroom is.
Zie verder: 2.Doorstromen.
Rollen:
Uitvoerende: consulent, manager locatie, cliënt en/of vertegenwoordiger
Verantwoordelijke: manager Z&Z
Adviserende: geen
Informerende: manager Z&Z
Doorloopsnelheid:
maximaal 3 maanden na plaatsing.
Maak jouw eigen website met JouwWeb