Raamprotocol medicatie:

Doel:
Het bewaren, uitzetten, controleren, en/of toedienen van medicatie zodat de cliënt medicatie krijgt in de juiste dosering, op het juiste tijdstip, op de juiste wijze. Hierbij dient de kans op vergissingen of fouten zo klein mogelijk te worden gemaakt.

Voor wie:
Begeleiders van Hestia die medicatie bestellen, beheren, uitzetten, controleren en/of toedienen en de hierna in dit proces genoemde verantwoordelijken.

Definities
Wonen:
alle vormen van verblijf (en met variërende vormen van begeleiding)

Dagcentra:
Alle vormen van dagbesteding

Logeervoorzieningen en ambulante diensten:
Alle vormen van logeren en ondersteuning - met begeleiding door medewerkers van Hestia - van cliënten die thuis wonen (waaronder ook naschoolse opvang, zaterdagopvang etc)

Zelfstandig (begeleid) wonen:
Cliënten die zelfstandig wonen en enige ondersteuning krijgen van een medewerker van Hestia Medicatieoverzicht: een lijst met alle medicatie die een cliënt gebruikt en die door elke apotheek kan worden geleverd. (medicatieoverzicht = medicatiepaspoort) Aftekenlijst: een lijst met alle medicatie die een cliënt gebruikt, met de mogelijkheid om per datum en tijdstip de toediening af te tekenen. TVP = Thuiszorgverpleegkundige Zandheuvelweg  AOV = Artsondersteunende verpleegkundige Zandheuvelweg 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden:

1. De arts:
   • Indicatiestelling
   • Voorschrijven en evalueren van medicatie.
   • Minimaal jaarlijks evaluatie van medicatiegebruik

b. De apotheker/toezichthoudende apotheker
• Juiste wijze van afleveren van de medicatie
• Zorgt voor juiste medicatieoverzichten voor de cliënt
• Zorgt voor beschikbaarheid van informatie over medicatie
• Minimaal jaarlijks evaluatie van medicatie

1.  De manager:
   • Het bekend maken van het medicatiebeleid en de protocollen
   • Toezien op en zorg dragen voor bekwaamheid medewerkers
   • Zorgdragend dat bewaren, uitzetten, controleren en toedienen correct en veilig gebeurt
   • De manager wonen is eindverantwoordelijk voor de medicatieoverdracht naar medewerkers dagcentra

        c.    De begeleider:
• Is bekwaam verklaard voor uitvoering medicatieprotocol
• Is globaal op de hoogte van de indicatie waarvoor de cliënt de medicatie krijgt
• Kent de cliënten waar de medicatie aan worden toegediend
• Voert het protocol medicatie uit
• Heeft signalerende rol t.a.v. cliënten, die medicatie in eigen beheer hebben
• Is op de hoogte hoe te handelen bij fouten
• Weet wie bij onduidelijkheid in de voorschriften te raadplegen (arts, apotheker of AOV/TVP)

d. De Ouders
• Voor cliënten die thuis wonen zijn de ouders eindverantwoordelijk voor de medicatieoverdracht naar medewerkers van dagcentra, logeervoorzieningen en/of ambulante diensten

 e. De Cliënt
• Afhankelijk van de mogelijkheden van de cliënt heeft de cliënt verantwoordelijkheden en bevoegdheden m.b.t. de eigen medicatie: van geheel zelfstandig tot volledig ondersteund.

Zelfstandigheid cliënten
De afspraken over zelfstandigheid worden vastgelegd in het zorgplan/ondersteuningsplan en ondertekend door de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger. Onderstaande indeling dient gebruikt te worden bij de bepaling van de mate van zelfstandigheid.

De afspraken over zelfstandigheid worden vastgelegd in het zorgplan/ondersteuningsplan en ondertekend door de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger. Onderstaande indeling dient gebruikt te worden bij de bepaling van de mate van zelfstandigheid.

1. De cliënt is geheel zelfstandig. De cliënt onderhoudt zelf de contacten met de arts en de apotheker. De begeleiding is niet verantwoordelijk voor inname, gebruik of bestelling van medicatie.
2. De cliënt bewaart de medicatie, is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en gebruik. De begeleiding verzorgt de bestelling.
3. De begeleider geeft op een vast moment in de week de cliënt de uitgezette medicatie voor de komende week. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en gebruik. De begeleiding verzorgt de bestelling.
4. De begeleider geeft 's morgens de cliënt de uitgezette medicatie voor de gehele dag. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en gebruik. De begeleiding verzorgt de bestelling.
5. De begeleider beheert de medicatie van de cliënt en biedt ondersteuning bij en is verantwoordelijk voor de juiste inname en gebruik per tijdstip. De begeleiding verzorgt de bestelling.

Sleutelbeheer:

1. Door de manager is vastgesteld welke begeleiders toegang hebben tot de medicatie
2. De manager zorgt dat deze begeleiders toegang hebben tot de medicatie.

Taakhouder medicatie
Er is per locatie een taakhouder medicatie. Deze taakhouder ziet toe op naleving van dit protocol, op ordelijkheid, voorraad en vervaldata van medicatie.

Medicatieoverzicht:
Elke cliënt heeft een up to date medicatieoverzicht.

Aftekenlijst

1. Er dient een up to date aftekenlijst per cliënt aanwezig te zijn.
2. Een aftekenlijst bevat: naam van de cliënt, de datum, innamentijdstip van de verschillende medicijnen, ruimte voor aftekenen (traceerbaar!) door de medewerker.
3.Bij levering van medicatie in zakjes (zgn Baxtersysteem) levert de apotheek een aftekenlijst, die tevens medicatieoverzicht is.
4. Aftekenlijsten behoren 2 maanden te worden bewaard in de woning, daarna moeten ze worden vernietigd.

In ontvangst nemen van medicatie:
1. Medicatie wordt (via apotheek, woonlocatie of ouders) aangeleverd, in deelzakjes of deeldoos, met up to date medicatieoverzicht. Medicatie die niet in zakjes of deeldoos kunnen, moeten worden aangeleverd in de originele verpakking. (bijv doordrukstrips, potje of flesje)
2. De begeleider die bekwaam verklaard is neemt de medicatie in ontvangst. Afhandeling door begeleider:
-Wanneer ouders medicatie aanleveren wordt bij binnenkomst een aftekenlijst gemaakt aan de hand van het medicatieoverzicht (aftekenlijst in kwaliteitshandboek)
-De aftekenlijst wordt daarna gecontroleerd, bij voorkeur door een derde persoon. Deze controle wordt afgetekend.
-De aangeleverde medicatie wordt gecontroleerd aan de hand van het medicatieoverzicht.
-Wanneer medicatie in zakjes via de apotheek wordt geleverd is de aftekenlijst tevens het medicatieoverzicht. De aangeleverde medicatie wordt gecontroleerd a.d.h.v. het medicatieoverzicht.
De controle wordt afgetekend:

-Wanneer medicatie via de apotheek in weekdozen wordt geleverd, wordt de uitgezette medicatie gecontroleerd a.d.h.v. het medicatieoverzicht. De controle wordt afgetekend.
- Medicatie vanuit de woonlocatie naar dagcentra wordt aangeleverd mét aftekenlijst. De begeleider van het dagcentrum draagt er zorg voor dat de lijst aan het eind van de dag met de cliënt terug gaat naar de woonlocatie.

3. De begeleider zorgt na het in ontvangst nemen voor het bewaren van de medicatie op de juiste plek (bijv. Afgesloten doos in koelkast, afgesloten medicijnkast) 

Medicatiewijzigingen:
1.Medicatiewijzigingen moeten schriftelijk (evt. per mail / fax) worden doorgegeven en direct worden verwerkt door de begeleider die de wijziging aanneemt.

Bewaren van medicatie:

1. Medicatie hoort op een overzichtelijke wijze in een afgesloten kast te worden bewaard.
2. Koelkastmedicatie dient te worden bewaard in aparte (afgesloten) dozen in de koelkast of in een aparte koelkast voor medicatie.
3. Niet meer te gebruiken medicatie en over de datum medicatie dienen afgegeven te worden bij de apotheek.
4. Met cliënten die de medicatie in eigen beheer hebben worden afspraken gemaakt over hoe te bewaren. Deze afspraken worden opgenomen in het zorgplan/ondersteuningsplan.
* zie ook zelfstandigheid cliënten 

Uitzetten van medicatie
1. Het uitzetten van medicatie wordt gedaan door een bekwaam verklaarde begeleider
2. Het uitzetten van medicatie dient in een rustige, overzichtelijke en hygiënische ruimte te gebeuren.
3. Het uitzetten van medicatie gebeurt aan de hand van het medicatieoverzicht van de individuele cliënt. Er wordt per cliënt afgetekend.
4. Uitgezette medicatie wordt daarna gecontroleerd aan de hand van het medicatieoverzicht, bij voorkeur door een derde persoon. Deze controle wordt afgetekend.
5. Uitgezette medicatie dient op naam te staan, herkenbaar te zijn en tabletten mogen niet uit de doordrukstrip worden gehaald.
6. Zakjes mogen pas opengeknipt worden op het moment van toedienen
7. Uitgezette medicatie dient tot het moment van toedienen in de afgesloten medicijnkast bewaard te worden. 

Toediening van medicatie
1. Het toedienen van medicatie wordt alleen door bekwaam verklaarde begeleiders gedaan, die de cliënten kennen.
2. Bij het toedienen van medicatie is rust en concentratie een vereiste om fouten te voorkomen.
3. Het toedienen van medicatie gebeurt per cliënt aan de hand van de aftekenlijst (juiste datum en tijd, juiste middel, juiste dosering, juiste toedieningwijze)
4. De wijze van toediening kan per cliënt verschillen en kan afhankelijk zijn van het soort medicatie. Let op met gebruik van melkproducten. Capsules en tabletten met vertraagde afgifte mogen niet verpulverd worden.
5. Oplossen van medicatie mag alleen vlak voor toediening. Medicatie voor toediening via een sonde: oplossen in een spuit, met daarop de naam van de cliënt, de naam van betreffende medicatie en de dosering/sterkte.
6. Medicatie moeten met voldoende vocht worden ingenomen (minimaal een half glas)
7. Voorkom verslikken, nooit liggend medicatie toedienen.
8. Ga na of de medicatie daadwerkelijk is doorgeslikt.
9. Na het toedienen van medicatie aan een cliënt tekent de begeleider direct af welke medicatie is toegediend.
10. Bij de start van medicatie met beperkte houdbaarheid noteert de begeleider de datum op de verpakking van de medicatie 

Medicatiefouten

1. In alle gevallen wordt overleg gepleegd met de daarvoor aangewezen functionaris b.v. arts, apotheek, TVP/AOV . In overleg wordt afgesproken welke maatregelen genomen dienen te worden.
2. Bij een fout wordt altijd een incidentenformulier (MIC / FOBO)ingevuld
3. Volgens afspraak worden de ouders/vertegenwoordigers geïnformeerd. 

Transport van medicatie

Transport van medicatie dient ‘veilig’ geregeld te zijn ( b.v. naar dagbesteding). Tijdens het transport van medicatie door een cliënt zijn er risico’s op verlies, inname door cliënt zelf of een medereiziger. Om deze risico’s zo veel mogelijk te vermijden gelden de volgende regels.

1. Zelfstandig / eigen beheer regeling
Indien de cliënt in staat is zelfstandig de medicatie te vervoeren wordt dit vastgelegd in zijn zorgplan.
2. Onder begeleiding
Cliënten die worden begeleid door medewerkers (begeleider of chauffeur) mogen medicatie bij zich hebben in een afgesloten tas. De medewerker moet hiervan op de hoogte zijn.
3. Zonder begeleiding
Wanneer medicatie niet aan een cliënt - die wel zelfstandig naar een dagcentrum gaat - kunnen worden meegegeven, brengt de woonbegeleider de medicatie zelf.

Medicatieoverdracht
Om fouten bij overdracht van medicatiegegevens te voorkomen dient altijd een actueel medicatieoverzicht beschikbaar te zijn bij de arts die medicatie voorschrijft, wijzigt of stopt. Dit geldt dus ook bij ziekenhuisopname, ontslag uit het ziekenhuis, specialistenbezoek en voor de trombosedienst.

Aftekenlijsten logees etc.
Naast het raamprotocol is er behoefte gebleken aan eenduidigheid in aftekenlijsten. Er is daarom een aftekenlijst ontwikkeld, die voldoet aan de criteria die hieraan worden gesteld in het raamprotocol. Deze aftekenlijst is nadrukkelijk bestemd voor cliënten die van de apotheek geen aftekenlijst kunnen krijgen, b.v. cliënten die bij ouders wonen / logees. De aftekenlijst is ontwikkeld als digitaal invulformulier.